[Update] 운영은 더 편하게, 소통은 더 빠르게!

안녕하세요.

서비스 운영의 효율을 고민하는 HelloBoard 팀입니다.

팀의 워크플로우를 더 매끄럽게 만들고, 관리자의 번거로움을 덜어드리기 위해 이번 업데이트에서는 모니터링 강화와 사용자 편의성 확대에 집중했습니다.

어떤 기능들이 새롭게 추가되었는지 하나씩 살펴볼까요?

주요 업데이트 내용

1. [모니터링] "마감 기다리지 마세요" 강제 제출 & 알림 재발송

업무 진행 상황을 확인하다 보면, 마감 기한이 지났는데도 제출되지 않은 항목들이 있죠? 이제 관리자가 직접 제어할 수 있습니다.

사용 방법: 모니터링 메뉴 > 대상 태스크 클릭 > [제출 처리] 버튼 클릭

• 강제 제출: 미제출 상태의 프로세스를 관리자가 즉시 완료 처리할 수 있습니다.

• 알림 재발송: 응답이 늦어지는 담당자에게 클릭 한 번으로 리마인드 알림을 다시 보낼 수 있어, 일일이 연락해야 하는 수고를 덜어줍니다.

2. [캘린더] 더 직관적이고 편리해진 일정 관리

팀의 일정을 한눈에 파악할 수 있도록 캘린더 기능을 대폭 개선했습니다.

• 가독성을 높인 UI 레이아웃 변경으로 중요한 일정을 놓치지 않게 도와줍니다.

  • 멤버별 필터를 통해, 관리자는 멤버별 일정을 확인할 수 있습니다.

3. [메일 템플릿] 우리 회사만의 맞춤형 메일 문구 설정

이제 헬로보드에서 발송되는 알림 메일의 내용을 워크스페이스의 분위기에 맞춰 직접 수정하실 수 있습니다.

• 설정 방법: 워크스페이스 설정 > 메일 템플릿 메뉴

• 수정 가능 항목:

  • 프로세스 알림 메일: 리마인드 등 알람 발송 시 문구 커스텀

  • 태스크 시작 메일: 신규 태스크 할당 시 안내 문구 커스텀

  • 프로세스 시작 메일: 담당자 및 참여자 대상 프로세스 안내 문구 커스텀

4. [계정 관리] "개인에서 기업으로" 입사일 맞춤 자동 전환

입사 전에는 개인 메일로 편리하게 입사 준비를 하고, 입사 후에는 기업 계정으로 자연스럽게 업무를 시작하세요! 번거로운 절차 없이 입사일에 맞춰 계정이 자동 전환됩니다.

• 주요 기능: 입사 전 개인 이메일로 진행하던 온보딩 프로세스를 입사 당일부터 기업 이메일 계정으로 이어갈 수 있도록 자동 마이그레이션을 지원합니다.

• 자동 전환 시점: 등록된 입사일 당일 오전 6시

⚠️ 자동 전환 조건 및 유의사항

1. 대상: 멤버 권한이 '입사자'인 경우에만 적용됩니다.

2. 필수 입력: 해당 멤버 정보에 개인 이메일, 기업 이메일, 입사일이 모두 등록되어 있어야 합니다.

3. 로그인 방식 변경: 전환이 완료된 입사일 오전 6시 이후부터는 반드시 기업 이메일로 로그인해야 정상적인 서비스 이용이 가능합니다.

5. [프로세스 권한] 프로세스에 대한 권한을 설정

팀 규모가 커질수록 정보의 보안과 역할 분담이 중요해집니다. 이제 각 프로세스별로 멤버들의 접근 권한을 세밀하게 제어하여 최적의 협업 환경을 구축해 보세요.

권한 조정

• 관리자 : 모든 활동 가능

• 멤버

  • 프로세스 설계 불가

  • 관리자가 설정한 프로세스 권한에만 접근할 수 있음.

분야별 맞춤 권한 설정:

• 설계 권한: 프로세스의 구조를 기획하고 단계를 구성할 수 있는 권한입니다.

• 참여자 권한: 참여자를 프로세스에 할당, 삭제 할 수 있는 권한입니다.

• 제출결과 권한: 수집된 데이터를 열람하고 분석할 수 있는 데이터 접근 권한입니다.

• 모니터링 권한: 전체 진행 상황을 관제하고 운영 흐름을 관리할 수 있는 관리자 권한입니다.

• 프로세스 히스토리 권한: 변경 이력과 과거 기록을 검토하여 투명성을 확보할 수 있는 권한입니다.

업데이트 포인트: 불필요한 정보 노출은 줄이고, 각자의 역할에만 집중할 수 있는 환경을 제공합니다. 이제 "누가 이 정보를 볼 수 있지?"라는 걱정 없이 프로세스를 운영하세요.

맺음말

이번 업데이트는 현장에서 관리자분들이 겪는 작은 불편함들을 해결하는 데 초점을 맞췄습니다. 앞으로도 HelloBoard는 여러분의 피드백을 바탕으로 더 편리한 업무 환경을 만들어 나가겠습니다.

지금 바로 접속해서 새로워진 기능들을 경험해 보세요!